BAB I

PENDAHULUAN

 

 

A. LATAR BELAKANG

 

 

Keberhasilan pembangunan kesehatan sangat dipengaruhi oleh mutu sumberdaya manusia (SDM) kesehatan yang bekerja di institusi kesehatan, baik yang bekerja di unit pelayanan kesehatan, unit penunjang kesehatan maupun unit administrasi kesehatan. Oleh karena itu upaya peningkatan mutu SDM kesehatan perlu mendapat perhatian

 

Peningkatan mutu SDM kesehatan diselenggarakan melalui berbagai upaya, di antaranya melalui kegiatan pendidikan dan latihan (diklat) tenaga kesehatan. Penyelenggaraan kegiatan diklat tenaga kesehatan ini tersebar di berbagai institusi kesehatan, baik di tingkat pusat maupun di tingkat propinsi dan kabupaten/kota.

 

Berdasarkan Surat Keputusan  Menteri Kesehatan Nomer 558 tahun 1984, tentang Susunan Organisasi Departemen Kesehatan, maka tugas pokok Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan RI adalah: melaksanakan,  mengkoordinasikan, dan membina diklat pegawai di lingkungan Departemen Kesehatan sesuai dengan Keputusan Menteri Kesehatan dan Undang-Undang yang berlaku.

 

Salah satu fungsi Pusdiklat adalah melakukan pengumpulan dan pengolahan data disamping, melakukan analisa dan pengkajian program diklat, mengikuti  perkembangan (monitoring) dan menyusun laporan penyelenggaraan program diklat.

 

Namun sampai saat ini belum diperoleh data yang optimal tentang penyelenggaraan kegiatan diklat tenaga kesehatan, karena mekanisme pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat belum berjalan dengan baik dan belum menjangkau seluruh diklat. Hal ini terutama disebabkan karena belum adanya kesamaan dalam pemahaman dan pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat di tiap tingkat administrasi.

 

Sehubungan dengan itu, untuk memperoleh data yang akurat tentang pelaksanaan kegiatan diklat tenaga kesehatan, maka perlu disusun pedoman pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat yang dapat dijadikan acuan oleh semua unit yang melaksanakan diklat, baik di tingkat pusat maupun di tingkat propinsi dan kabupaten/kota.

 

 

 

B. TUJUAN

 

1.      UMUM:

Dihasilkannya acuan dalam melakukan pencatatan dan pelaporan  pelaksanaan kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan untuk tiap jenjang administrasi (tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/ kota).

 

2.  KHUSUS        :

Dihasilkannya acuan dalam melakukan pencatatan dan pelaporan untuk:

a.      Pelaksanaan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan yang diselenggarakan oleh berbagai unit kerja di lingkungan kesehatan pada tiap tingkat administrasi.

b.      Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan tiap triwulan yang diselenggarakan oleh berbagai unit kerja di lingkungan kesehatan pada tiap tingkat administrasi.

c.      Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan yang diselenggarakan di Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes)  tiap triwulan dan tiap tahun.

 

B.    MANFAAT

 

1.      Kemudahan dalam mengelola informasi kegiatan diklat bagi tenaga Kesehatan di tingkat pusat, provinsi dan kabupaten/kota

2.      Kemudahan dalam memperoleh data untuk perencanaan diklat dalam rangka pengembangan tenaga kesehatan.

3.       Kemudahan dalam pembinaan terhadap  penyelenggaraan diklat bagi tenaga kesehatan yang diselenggarakan di lingkungan kesehatan baik di tingkat pusat maupun daerah.

4.       Kemudahan dalam melakukan evaluasi hasil kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan.

 

BAB II

RUANG LINGKUP  DAN PENGERTIAN

 

 

A.      RUANG LINGKUP

 

Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat pada pedoman ini meliputi:

1.      ruang lingkup kegiatan diklat dan

2.      ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat

 

1.      Ruang lingkup kegiatan diklat dalam pedoman ini,  adalah semua kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan yang diselenggarakan oleh:

 

a.      Pemerintah pusat:

Departemen Kesehatan dan semua perangkat, Departemen atau Lembaga pemerintah lain yang memiliki institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan.

 

b.      Pemerintah daerah propinsi dan kabupaten/ kota dan semua perangkat nya

c.      Swasta terutama institusi pelayanan kesehatan swasta dan institusi pendidikan kesehatan swasta

d.      Organisasi-organisasi  profesi di bidang kesehatan.

 

2. Ruang lingkup pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat dalam pedoman ini,meliputi:

 

a.      Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi   tenaga kesehatan

b.      Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga, kesehatan tiap triwulan.

c.       Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun

 

B.     PENGERTIAN

 

Batasan dari pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat tersebut di atas adalah sbb.:

 

1.      Pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan adalah: melakukan pencatatan data penyelenggaraan tiap  kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan dan melaporkan data tersebut kepada instansi yang berwenang berupa laporan lengkap pelaksanaan diklat dengan menggunakan format yang ditetapkan.

 

2.      Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan tiap triwulan adalah melakukan pencatatan data semua kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan dalam satu triwulan berjalan dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi kegiatan diklat  triwulanan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang ditetapkan.

 

3.      Pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun adalah  melakukan pencatatan data semua kegiatan diklat dan non diklat yang diselenggarakan di Bapelkes atau menggunakan fasilitas Bapelkes dalam satu triwulan dan satu tahun berjalan, dan melaporkan data tersebut berupa rekapitulasi data kegiatan triwulanan dan tahunan kepada instansi yang berwenang dengan menggunakan format yang telah ditetapkan.

 

 

 

 

BAB III

JENIS DATA YANG DICATAT DAN DILAPORKAN

 

 

  1. Untuk pencatatan dan pelaporan penyelenggaraan tiap kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan  dibutuhkan data sbb:

 

1.      Nama diklat

2.      Jenis diklat

3.      Tujuan diklat

4.      Peserta:

4.1.           Nama

4.2.           NIP/NRPTT/NRP

4.3.           Tempat lahir

4.4.           Tanggal lahir

4.5.           Status (a. PNS Departemen Kesehatan, b. PNS Non Departemen Kesehatan, c. PTT, d. Swasta)

4.6.           Pangkat dan golongan

4.7.           Jenis kelamin

4.8.           Jenis pendidikan awal

4.9.           Tingkat pendidikan awal

4.10.                   Jenis pendidikan akhir

4.11.                   Tingkat pendidikan akhir

4.12.                   Nama jabatan

4.13.                   Status jabatan

4.14.                   Eselon

4.15.                   Hasil evaluasi (pre/ post test, ujian)

5. Pelatih pada diklat tersebut

5.1.    Nama

5.2.    NIP/ NRP

5.3.    Status pelatih: (1.Widyaiswara, 2. non widyaiswara)

5.4.    Pendidikan dasar profesi

5.5.    Tingkat pendidikan akhir pelatih

5.6.    Pelatihan yang diikuti

5.7.    Pengalaman dalam bidang tugasnya

6.      Lama Kegiatan (jumlah hari, jumlah jam pelajaran)

7.      Tanggal penyelenggaraan diklat

8.      Tempat  penyelenggaraan diklat

9.      Unit penyelenggara kegiatan diklat

10. Sumber biaya untuk penyelenggaraan kegiatan diklat

11. Hasil akreditasi diklat

 

 

 

  1. Untuk pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan diklat bagi tenaga kesehatan tiap triwulan dibutuhkan data sbb:

1.      Nama diklat

2.      Jenis  diklat

3.      Peserta diklat berdasarkan jenis tenaga

4.      Jumlah peserta diklat berdasarkan jenis tenaga

5.      Status diklat: (a) PNS Departemen Kesehatan, (b) PNS non Departemen Kesehatan, (c) PTT, (d) Non PNS/Swasta

6.      Lama kegiatan diklat (hari/jpl)

7.      Tanggal penyelenggaraan diklat

8.      Tempat penyelenggaraan diklat

9.      Institusi penyelenggara diklat

10.    Akreditasi Diklat

11. Sumber biaya untuk penyelenggaraan diklat

 

  1. Untuk pencatatan dan pelaporan rekapitulasi kegiatan yang diselenggarakan di Bapelkes tiap triwulan dan tiap tahun dibutuhkan data sbb:

 

1.      Nama kegiatan diklat/ non diklat

2.      Jenis  kegiatan diklat/ non diklat

3.      Peserta kegiatan diklat/ non diklat berdasarkan jenis tenaga menurut PP No 32/ 1990

4.      Jumlah peserta kegiatan berdasarkan jenis tenaga menurut PP No. 32/1996.

5.      Status peserta kegiatan: (a) PNS Departemen Kesehatan, (b) PNS non Departemen Kesehatan, (c) PTT, (d) Non PNS/Swasta

6.      Lama kegiatan (hari/jpl)

7.      Tanggal penyelenggaraan

8.      Tingkat keterlibatan Bapelkes

9.      Pemanfaatan fasilitas Bapelkes (Kelas, Kamar)

10. Institusi Penyelenggara

11. Akreditasi diklat

12. Sumber biaya

 

BAB IV

UNIT PENCATAT DAN PELAPOR KEGIATAN DIKLAT

 

 

Pada bab ini akan diuraikan tentang unit kerja- unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat pada tiap tingkat administrasi mulai dari kabupaten/ kota sampai ke tingkat pusat.

 

A.     Tingkat Kabupaten/ Kota

 

1. Perangkat Pemerintah Daerah Kabupaten/ Kota

a.      Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota

b.      Rumah Sakit Umum daerah (RSUD) dan  Rumah Sakit Khusus Daerah (RSKD)

c.      Puskesmas

d.      Unit Pelaksana Teknis (UPT)  Dinas Kesehatan Kab/ Kota seperti:  Gudang Farmasi Kab./ Kota, Laboratorium Kesehatan Kabupaten/ Kota, institusi pendidikan kesehatan

 

2. Institusi  pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik  departemen atau lembaga pemerintah lainnya termasuk BUMN, tingkat kabupaten/ kota  seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan) yaitu milik TNI, Polri, perusahaan perkebunan dan lain-lain.

Organisasi profesi tingkat kab/ kota

Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta (RS Swasta, Akademi Kesehatan Swasta, Sekolah Kesehatan Swasta) tingkat kab/ kota.

 

B.    Tingkat propinsi

 

1. Perangkat Departemen Kesehatan di provinsi

a.      Kantor Wilayah Depertemen Kesehatan (Kanwil Departemen Kesehatan)

b.      Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) dan Rumah Sakit Khusus Pusat (RSKP)

c.      Unit Pelaksanan Teknis (UPT) Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan

d.      Balai Pelatihan Kesehatan (Bapelkes)

2. Perangkat pemerintah daerah

a.      Dinas kesehatan provinsi

b.      Rumah Sakit Umum Daerah (RSUD)/ Rumah Sakit Khusus Daerah (RSKD)

c.      UPT daerah/ dinas kesehatan provinsi

3. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen dan lembaga pemerintah lain, termasuk BUMN, seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan milik TNI/ Polri, Pertamina dan lain-lain.

4. Organisasi profesi tingkat provinsi

Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta seperti: Rumah Sakit swasta, Akademi dan Sekolah di bidang Kesehatan tingkat provinsi

 

 

C.    Tingkat Pusat

 

1.      Perangkat Departemen Kesehatan Pusat

a.      Unit-unit utama Departemen Kesehatan: Sekretariat Jenderal, Inspektorat Jenderal, Direktorat Jenderal-Direktorat Jenderal dan Badan Penelitian dan Pengembangan Kesehatan.

b.      Pusat-pusat di lingkungan Departemen Kesehatan: Pusat Pegawai Departemen Kesehatan, Pusat Pendidikan Tenagan Kesehatan, Pusat Penyuluhan Kesehatan  Masyarakat, Pusat Data Kesehatan, Pusat Laboratorium Kesehatan.

c.      Rumah Sakit Umum Pusat (RSUP) Nasional, Rumah Sakit Khusus Pusat (RSKP) Nasional dan UPT Depkes tingkat pusat/ nasional.

2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya seperti: Rumah Sakit, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan milik TNI, Polri  termasuk BUMN tingkat pusat/ nasional.

3.  Organisasi profesi tingkat pusat/ nasional

4. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta seperti: Rumah Sakit Swasta, Akademi dan Sekolah Swastadi bidang kesehatan tingkat pusat/ nasional.

 

 

BAB V

MEKANISME PENCATATAN DAN PELAPORAN

 

 

Pada bab ini akan diuraikan tentang mekanisme pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat yang diselenggarakan mulai dari tingkat kabupaten/ kota sampai tingkat pusat.

 

A.      TINGKAT KABUPATEN/ KOTA

 

Pada tingkat kabupaten/ kota, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas:

·        Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota,

·       Perangkat pemerintah daerah  yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota seperti:  RSUD/ RSKD, Puskesmas,  dan UPT Daerah/ Dinas,

·       Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen dan lembaga pemerintah lainnya seperti: Rumah Sakit, Akademi dan  Sekolah di bidang kesehatan di tingkat kabupaten/ kota,

·       Organisasi profesi tingkat kabupaten/ kota,

·       Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta  tingkat kabupaten/ kota.

 

Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja.

 

1.      Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota seperti: RSUD/ RSKD, Puskesmas, UPT Dinas Kab/ Kota (GFK, Labkes, institusi pendidikan)

 

a.      Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing  institusi,  tiap triwulan.

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke  Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, dengan menggunakan form: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

 

2. Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik  departemen atau lembaga pemerintah lainnya  yang berada di tingkat kabupaten/ kota

 

a.      Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan.

 

b.      Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi  tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota, dengan menggunakan form: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

 

3.      Organisasi profesi kesehatan tingkat Kabupaten/ Kota

 

a.      Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi,  tiap  triwulan.

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, dengan menggunakan form: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

 

4.      Institusi  pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik  swasta yang berada di tingkat kabupaten/ kota

 

a.      Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarkan oleh masing-masing institusi, tiap  triwulan.

b.      Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi  tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota, dengan menggunakan form: 1 , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan.

2)     Rekapitulasi kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota dengan tembusan ke Bapelkes, tiap tiga bulan sekali (triwulan) dengan menggunakan form: 2

 

5.      Dinas Kesehatan Kabupaten / kota*)

 

a.      Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas kesehatan Kabupaten/ Kota

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan di wilayahnya tiap triwulan, yang terdiri dari:

a). Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan sendiri  oleh Dinas Kesehatan Kab/ Kota, tiap  triwulan.

b) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kab./ Kota, tiap  triwulan.

c) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya, tiap  triwulan.

c)      Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh organisasi profesi kesehatan di wilayahnya, tiap triwulan

d)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di wilayahnya, tiap  triwulan.

 

b. Menyampaikan informasi tentang:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan Dinas Kesehatan kab/ kota,  ke Kantor Wilayah Depkes Provinsi dan Dinas Kesehatan Provinsi paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh wilayahnya:

a)     Dinas Kesehatan kab/ kota,

b)     Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota,

c)      Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik  departemen atau lembaga pemerintah lain di wilayahnya.,

d)     Organisasi profesi kesehatan di wilayahnya.

e)     Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta, di wilayahnya ke Kanwil Depkes Provinsi dan Dinas Kesehatan Provinsi tiap triwulan dengan menggunakan form yang ditetapkan.

 

c. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirimkan laporan kegiatan diklat kepada  Dinas Kesehatan Kabupaten/ Kota.

 

B.     TINGKAT PROPINSI

 

Pada tingkat provinsi, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas:

· Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi

· Perangkat Departemen Kesehatan Pusat di Provinsi yang berada di bawah Kanwil Departemen Kesehatan seperti:  RSUP dan RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan,

· Bapelkes,

· Dinas Kesehatan Provinsi,

· Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Provinsi seperti: RSUD, RSKD, dan UPT Daerah/ Dinas,

· Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lain seperti RS, Akademi dan, Sekolah di bidang kesehatan di tingkat provinsi,

· Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi,

· Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat provinsi.

 

Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja.

 

1.      Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Provinsi seperti: RSUD, RSKD, dan UPT Daerah/ Dinas.

 

a.  Melakukan pencatatan

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan.

 

b.  Melaporkan:

1) Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas, ke Dinas Kesehatan Provinsi paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Dinas Kesehatan Provinsi, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

 

2.      Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya seperti RS, Akademi dan Sekolah di bidang kesehatan di tingkat provinsi.

 

a. Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas.

2)     Rekapitulasi data kegiatan  diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan.

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas  ke  Kanwil Depkes Provinsi dengan tembusan ke Bapelkes tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

 

3)     Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi

 

a.      Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi, tiap triwulan.

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut di atas  ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut di atas ke  Kanwil Depkes Provinsi, dengan tembusan ke Bapelkes tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

 

4.      Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat provinsi

 

a. Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan

 

b.      Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas  ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke  Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi, dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

 

 

5.      Dinas Kesehatan Provinsi *)

 

a.  Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Provinsi.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh:

a)     Dinas Kesehatan Propinsi, tiap triwulan

b)     Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Provinsi, tiap triwulan.

 

b. Menyampaikan informasi tentang:

1)  Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh Dinas Kesehatan Provinsi ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi (Bidang Nakes), paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Dinas Kesehatan Provinsi beserta perangkat pemerintah  daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Propinsi ke Kanwil Depkes Provinsi  dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan dengan menggunakan form yang sudah ditentukan.

c.      Memberikan umpan balik kepada semua institusi yang mengirimkan laporan kegiatan diklat kepada Dinas Kesehatan Provinsi.

 

6.      Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes Provinsi seperti RSUP, RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan

 

a. Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas,

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi , tiap triwulan.

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Kanwil Departemen Kesehatan dengan tembusan ke Bapelkes, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

 

 

7.   Bapelkes*)

 

a. Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Bapelkes

2)     Data tiap kegiatan diklat dan non diklat yang dilaksanakan di Bapelkes

3)     Rekapitulasi data kegiatan diklat  dan non diklat yang diselenggarakan oleh:

a)     Bapelkes

b)     Institusi lain yang menggunakan fasilitas Bapelkes

ke Kanwil Depkes Provinsi dan Pusdiklat Pegawai Depkes tiap triwulan dan tahun dengan menggunakan form 3 sebagai lampiran laporan tahunan Bapelkes.

 

b.  Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Bapelkes ke Kanwil Departemen Kesehatan dan Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan, paling lambat sebulan setelah kegiatan diselenggarakan dengan menggunakan form:1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat dan non diklat yang diselenggarakan oleh:

a)     Bapelkes

b)     Institusi lain yang menggunakan fasilitas Bapelkes.

ke Kanwil Depkes Provinsi dan ke Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 3

 

3)  Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang diselenggarakan oleh:

a)     Dinas Kesehatan Provinsi

b)     Perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas Kesehatan Propinsi.

 

4) Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh:

a)      Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes Provinsi

b)      Dinas Kesehatan Provinsi dan perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinkes Provinsi.

c)      Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan di bidang kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya termasuk BUMN dan swasta di tingkat provinsi.

d)      Organisasi profesi kesehatan di tingkat provinsi.

Ke Kantor Wilayah Depkes dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai Depkes yang dilakukan tiap triwulan dengan menggunakan form: …..

 

5) Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang diselenggarakan oleh:

c)      Dinas-dinas Kesehatan Kab./ Kota dan perangkat pemerintah daerah yang berada di bawah Dinas-dinas kesehatan Kab./ Kota di seluruh wilayah provinsi.

d)     Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya dan swasta di semua kabupaten/ kota di seluruh wilayah propinsi.

e)     Organisasi profesi kesehatan tingkat kabupaten/ kota di seluruh wilayah provinsi.

f)        Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat propinsi

g)     Perangkat pemerintah daerah/ Dinas Kesehatan Kabupaten/ kota

h)      Institusi  pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya di tingkat kabupaten

i)        Organisasi profesi di tingkat propinsi

j)        Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat kabupaten

Ke Kanwil Departemen Kesehatan dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan yang dilakukan tiap triwulan  dengan mengunakan form: …..

c. Memberikan umpan balik kepada semua institusi yang mengirimkan tembusan laporan kegiatan diklat ke Bapelkes

 

 

7.      Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi*)

 

a. Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh:   

a)     Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi

b)     Perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes Provinsi seperti: RSUP, RSKP, dan UPT Pusat/ Kanwil termasuk institusi pendidikan

c)      Bapelkes

3)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintahan daerah tingkat provinsi

4)     Rekapitulasi data kegiatan diklat tiap triwulan yang diselenggarakan oleh:

a)      Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat provinsi.

b)      Organisasi profesi kesehatan  tingkat provinsi, tiap triwulan.

c)       Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan  milik swasta tingkat provinsi.

5)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintahan daerah tingkat kabupaten/ kota.

 

b. Melaporkan:

Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil Departemen Kesehatan ke Unit utama penanggung jawab yang bersangkutan dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

 

c. Menyampaikan informasi tentang

1)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh Kanwil Departemen Kesehatan beserta perangkat Depkes yang berada di bawah Kanwil Depkes seperti: RSUP dan RSKP, UPT Pusat/ UPT Kanwil termasuk institusi pendidikan, dan Bapelkes ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai,  tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh: Perangkat pemerintah daerah (Dinas kesehatan provinsi, RSUD, UPT Daerah/ Dinas) ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form yang sudah ditentukan.

3)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh:

a)      Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya yang ada di tingkat provinsi,

b)      Organisasi profesi kesehatan tingkat provinsi, dan 

c)       Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta yang ada di tingkat provinsi

d)      ke Setjen Departemen Kesehatan c.q. Pusdiklat Pegawai.

tiap triwulan, dengan menggunakan form yang sudah ditentukan.

4)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh perangkat pemerintah daerah kabupaten/ kota di wilayah provinsi yang bersangkutan, tiap triwulan.

 

d. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirim laporan dan informasi kegiatan diklat ke Kanwil Departemen Kesehatan Provinsi.

 

 

 

C. TINGKAT PUSAT

 

Pada tingkat pusat, unit kerja yang melakukan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat terdiri atas:

· Unit- unit utama Departemen Kesehatan (Setjen, Itjen, Ditjen-ditjen, Badan Litbangkes)

· Pusat-pusat (Pusdiklat Pegawai, Pusdiknakes, Pusdakes, Pusat PKM, Puslabkes)

· RSUP Nasional,  RSKP Nasional dan UPT    Depkes Tingkat Pusat/ Nasional

· Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat / nasional.                                                                                                                                                                                                                                                                

· Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasional

· Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta tingkat pusat/ nasional

 

Berikut ini akan diuraikan mekanisme pencatatan dan pelaporan di tiap unit kerja.

 

1.         Unit-unit utama Departemen Kesehatan (Setjen, Itjen, Ditjen-Ditjen dan Badan  Litbangkes),

 

a. Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama tersebut di atas

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama, tiap triwulan.

 

b. Menyampaikan informasi tentang:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing  unit utama ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

 

2. Pusat-pusat di lingkungan Departemen Kesehatan (Pusdiklat Pegawai, Pusdiknakes, Pusat PKM, Pusdakes, Puslabkes),

 

a.      Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi,

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan.

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke Setjen dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas ke Setjen dengan tembusan ke Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

 

3. RSUP Nasional, RSKP Nasional dan UPT Depkes tingkat Pusat/ Nasional

 

a.   Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan.

 

b.   Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes , paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

 

4. Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat/ nasional.

 

a. Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

 

5. Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasional

 

a. Melakukan pencatatan:

1)     Data tiap kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi tersebut.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing organisasi profesi, tiap triwulan

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing organisasi profesi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke Setjen c.q. Pusdiklat Pegawai, tiap triwulan, dengan menggunakan form: 2

 

6. Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta tingkat pusat/ nasional

 

a.  Melakukan pencatatan:

1)     Data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi tersebut di atas

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi, tiap triwulan

 

b. Melaporkan:

1)     Pelaksanaan tiap kegiatan diklat oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan  ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, paling lambat sebulan setelah kegiatan diklat diselenggarakan, dengan menggunakan form: 1.

2)     Rekapitulasi data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh masing-masing institusi ke unit utama induk organisasi/ pembina institusi yang bersangkutan, dengan tembusan ke Setjen Depkes c.q. Pusdiklat Pegawai Depkes, tiap triwulan dengan menggunakan form: 2

 

7. Pusdiklat*)

 

a. Melakukan pencatatan:

1) Data kegiatan diklat yang diselenggarakan oleh

a)     Pusdiklat

b)     UPT Pusdiklat (Bapelkes-bapelkes)

c)      Unit-unit utama Departemen Kesehatan dan Badan Litbangkes,

d)     Pusat-pusat di lingkungan Departemen Kesehatan Pusat

e)     RSUP Nasional, RSKP Nasional, dan UPT Depkes tingkat Pusat/ Nasional

f)        Institusi pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik departemen atau lembaga pemerintah lainnya tingkat pusat/ nasional

g)     Organisasi profesi kesehatan tingkat pusat/ nasional

h)      Institusi Pelayanan kesehatan dan institusi pendidikan kesehatan milik swasta di tingkat pusat/ nasional

2) Rekapitulasi  data kegiatan diklat dan non diklat yang memanfaatan fasilitas Bapelkes

 

b. Melaporkan:

Hasil kegiatan diklat pada tiap tingkat administrasi berupa profil data diklat yang diselenggarakan di lingkungan kesehatan ke Menkes c.q. Setjen Depkes.

 

c. Memberikan umpan balik kepada tiap institusi yang mengirimkan laporan/ tembusan laporan kegiatan diklat kepada Pusdiklat Pegawai Depkes.

 

Uraian di atas dapat digambarkan dalam bentuk bagan di bawah ini:

 

 

*) Institusi yang menghimpun laporan

 

 

 

 

 

 

 

BAB VI

PENUTUP

 

 

Di bidang kesehatan pada umumnya di lingkungan Departemen  Kesehatan pada khususnya,  banyak macam dan jenis diklat yang diselenggarakan oleh berbagai  institusi mulai dari tingkat Pusat sampai ke tingkat kabupaten/ kota.

 

Kegiatan tersebut yang mempunyai peran sangat penting dalam peningkatan kinerja dan mutu SDM kesehatan belum didukung dengan sistem pencatatan dan pelaporan yang memadai.

 

Oleh karena itu,  Pusdiklat membuat suatu pedoman yang diharapkan dapat digunakan sebagai acuan dalam pelaksanaan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat, agar untuk selanjutnya dapat pula diperoleh informasi tentang hasil diklat tersebut.

 

Dengan adanya pedoman ini, maka penyelenggaraan pencatatan dan pelaporan kegiatan diklat di bidang kesehatan di tiap tingkat administrasi  dapat hendaknya direkam dengan baik, sehingga informasi yang diperoleh dapat dimanfaatkan dalam perencanaan dan pengambilan keputusan serta kepentingan lainnya.

 

 

Lampiran-lampiran

 

 

 


1

Format 1

Laporan Pelaksanaan Kegiatan Diklat

 

2

Format 1.1

Rekapitulasi Biodata Peserta Pelatihan

3

Format 1.2

Rekapitulasi Biodata Widyaiswara/ Pelatih/ Nara sumber

 

4

Format 2

Rekapitulasi kegiatan diklat (yang digunakan oleh tiap institusi  yang menyelenggarakan diklat)

 

5

Format 2.1

Rekapitulasi kegiatan diklat (yang dibuat oleh institusi penghimpun laporan)

 

6

Format 2.2

 

7

Format 3

Rekapitulasi kegiatan diklat dan non diklat yang dilaksanakan di Bapelkes

8

Format 4

Rekapitulasi kegiatan diklat (untuk kegiatan diklat yang diselenggarakan tingkat kabupaten/ kota di seluruh wilayah provinsi)

9

Format 5

Rekapitulasi kegiatan diklat (untuk kegiatan diklat yang diselenggarakan tingkat provinsi di seluruh wilayah provinsi)

 

·  

· Format 2: Format 2.1: Format: Rekapitulasi Kegiatan Diklat

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

KATA PENGANTAR

 

 

Untuk melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi  kegiatan diklat diperlukan suatu perangkat pencatatan dan pelaporan yang baik dan akurat, sehingga informasi yang ada benar-benar dapat menggambarkan kualitas dari suatu kegiatan pendidikan dan pelatihan (diklat).

 

Data tersebut nantinya dapat digunakan sebagai bahan perencanaan dan pengambilan keputusan dalam menentukan kebijakan program diklat di masa yang akan datang.

 

Perlu diinformasikan  bahwa pada tahun 1996 Pusdiklat Pegawai Departemen Kesehatan telah membuat Pedoman Sistem Informasi Diklat (SI Diklat) khususnya untuk Bapelkes. Dengan adanya Pedoman Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan Diklat ini, pedoman SIDIKLAT tersebut tetap berlaku dan digunakan sebagai pelengkap pedoman ini.